أمل الكبسي - مديرة وحدة المتابعة والتقييم

كخطوة أولى مهمة  نحو التحول الرقمي أطلقت رسميا وحدة جودة المشاريع في مؤسسة تنمية القيادات الشابة “نظام إدارة  و متابعة و تقييم المشاريع الالكتروني كنترول ( KUNTRL) ،و الذي يهدف الى توظيف تكنولوجيا المعلومات و الاتصالات من اجل تطوير الأداء المؤسسي و تحسين الكفاءة التشغلية و زيادة الفاعلية في تنفيذ المشاريع و كذا مساعدة فريق المتابعة و التقييم و صانعي القرار في المؤسسة في الحصول على المؤشرات الفورية التي تعكس مدى تحقق الأهداف على مستوى المشاريع و استرايجية المؤسسة  التي بدورها تساعد في اتخاذ القرارات المدروسة التي تطور العمل و تعزز آليات المساءلة و الشفافية و التعلم. 

منذ العام 2020، تركزت جهود وحدة جودة المشاريع مع فريق المكتب الاستشاري المسؤول عن تطوير النظام ( كن) على تحويل آليات و سياسات تنفيذ المشاريع و الإجراءات الخاصة بالمتابعة و التقييم في المؤسسة الى صيغة رقمية و استخدام التقنيات اللازمة لتحويل العمليات التشغيلية التقليدية إلى عمليات رقمية، وذلك نحو تطلع الى تحول شامل لتطوير جميع نماذج و آليات العمل التتقليدي إلى نماذج عصرية تساعد في توظيف البيانات و مواكبة التطورات الرقمية  لتسهيل العمل و توفير الوقت و الجهد. 

تم تصميم النظام بحسب نتائج جلسات تقييم الاحتياج مع العاملين في كل وحدة و العمل وفق خارطة طريق متفق عليها من جميع القيادات العاملة في وحدات المؤسسة ، و بالطريقة التي تدعم إدارة المشروع و الوحدات الأخرى إلكترونيا وفق دورة حياة المشروع منذ بدء إنشاءه و تقسيم الاعمال و تحديد المهام و مؤشرات الإنجاز ثم إلى عمليات التخطيط المزمنة للمشروع وفق التقديرات المالية التفصيلية لتفيذ  المهام ،و الانتقال بعدها إلى مرحلة مراقبة و تنفيذ وقياس مستوى الإنجاز لكل نشاط لتحقيق الترابط الفعال بين المراقبة و التنفيذ و صولا  إلى مرحلة إغلاق المشروع و تسليم التقارير الختامية و أرشفة جميع معلومات المشروع لإثراء مخزون الدروس المستفادة لأي مشاريع مستقبلية. 

شهد العام 2021 تحول رقمي كبير في المؤسسة، فبعد إطلاق النظام بشكله النهائي، تركزت جهود القيادات في المؤسسة على تحفيز فريق العمل لبدء تجربته واستخدام النظام، وقد ساعد في ذلك التركيز على بناء قدرات جميع العاملين في المؤسسة عبر التدريبات العملية المكثفة على كيفية عمل واستخدام النظام وربطها بواقع العمل الفعلي. وقد ساعدت التطبيقات المكثفة على تحديد و حل اغلب المشاكل الفنية و التقنية التي ظهرت في النظام بشكل سريع لضمان حصول المستخدمين على تجربة متميزة وفريدة تحفزهم على مزيد من الابتكار و التعلم. 

لم يكن إطلاق النظام هو نقطة التحول الوحيدة في هذا العام، لكن التبني الجاد و متابعة تفعيل هذا النظام من قبل القيادات العليا و الفرق العاملة في المؤسسة ساعد بشكل كبير في صناعة هذا التحول الرقمي النوعي . فقد اثبتت الفرق العاملة في إدارة المشاريع و جودة المشاريع قدرتها على مواكبة هذ التحول عبر التفاعل الكبير في تجريب و تفعيل النظام ، وقد تمكنا خلال عام من القيام بأتمتة اكثر من عشرة مشاريع كانت قيد التنفيذ ، و ايضا البدء بالعمل و التخطيط للمشاريع الجديدة عبر النظام و  يعتبر ذلك تحقيق لهدف التحول في ثقافة العمل المؤسسي الرقمي و تبني مبدأ التطوير المستمر.

لقد وفر هذا التحول الرقمي التكلفة و الجهد بشكل كبير و ساعد فريق العمل على التخطيط بشكل تشاركي و فعال و سهل عليهم إدارة و تحديث خطط مشاريعهم عن بعد عبر استخدام شبكة النت من خلال العمل عن بعد في أوقات الطوارئ أو أثناء السفر ،كما ساعد النظام على سد الفجوة اثناء مرحلة التخطيط و التنفيذ بين الوحدات العاملة في المؤسسة عبر ربط و توحيد الخطط و الأهداف بين الوحدات، مما ساعد في تسهيل و تيسير العمل بفاعلية أكبر و توفير مصدر موثوق و مترابط من المعلومات المشتركة التي تساعدهم في تسيير المهام و تنفيذها بالشكل المطلوب،حيث يتيح النظام خاصية حفظ ورقمنة وثائق المشاريع والدروس المستفادة مما يساعد في عملية التحسين والتطوير المستمرة في إدارة وتنفيذ المشاريع بكفاءة ،كما يحتوي على مكتبة الكترونية شاملة كخطوة باتجاه إدارة المعارف والمعلومات داخل  المؤسسة. 

 كما ساعد النظام فرق المشاريع على التخطيط الفعال لإدارة المشاريع و كذلك انجاز المشروع بالجودة المطلوبة وفي الوقت المحدد وبالتكلفة المرصودة ،و ساعد وحدة جودة المشاريع على مراقبة و تقييم نسبة الإنجاز في المشروع مع ماهو مخطط له بشكل فوري و فعال و رفع تقارير بالانحرافات ومعالجتها ،و مازال العمل جارى على تطوير نظام إدارة معلومات المستفدين الذي سيلعب دور بارز في قياس مؤشرات استراتيجية المؤسسة و عمل التقارير السنوية. كما بدء النظام في مساعدة متخذي القرار في المؤسسة على مراقبة مدى تحقق المؤشرات و تحديد الموراد المطلوبة في كل مرحلة و تحديد المهام المطلوبة لها و الأشخاص المكلفين لكل نشاط و الذي كان له دور ملموس في إدارة الموارد البشرية عبر تسجيل عدد ساعات العمل و معرفة المسؤوليات و المهام التي تم تكليفهم بها و مدى تحقق الإنجاز وسهل إسناد و نقل المهمة بين أكثر من موظف بمرونة كاملة دون فقد معلومات المهمة. 

إن منصة نظام كنترول( KUNTROL) هي منصة أنشئت لتحسين جودة مخرجات مشاريع المؤسسة و تعزيز مبدأ المساءلة و الشفافية و التعلم ، و أيضا لتقديم نموذج ناجح في إدارة تكنولوجيا المعلومات والاتصالات إلى منظمات المجتمع المدني المحلية  الأخرى لتكون نموذج يحتذى به.، وذلك في إطار خطط مؤسسة تنمية القيادات الشابة الرامية إلى دفع عجلة التنمية عبر التحول الرقمي الذكي و استخدام هذه التكنولوجيا للمساعدة في تحقيق اهداف التنمية المستدامة .